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業務効率化に繋がる便利なシステムを活用しよう

業務効率化に繋がるシステムは色々と考案されて企業に導入されております。システムには様々な種類がありますが、使いこなすことで飛躍的に時間短縮と効率化が図れ、経費節減にも繋がります。

ビジネスで人気のある便利システムをランキングで紹介!

会社
no.1

スケジュール管理ソフト

企業で重要なことは、社員のスケジュール管理です。各社員が個人的にスケジュール管理をしても、会社は社員の動向を把握できません。しかし、スケジュール管理ソフトを導入することで、全社員のスケジュールを一元管理が可能です。

no.2

チャットシステム

チャットシステムは情報交換に欠かせないもので、会社組織にとても便利なシステムとなります。社員間や部署間の情報交換、出張や営業で外出している社員との連絡も可能で、迅速な情報のやりとりが簡単操作で容易にできます。

no.3

経費精算システム

経費精算システムの大きな特徴は、交通費精算などが容易に達成できる点にあります。従来の複雑で手間が掛かった経理作業が90%以上削減できる優れもので、社員数が多いほど、その威力を発揮します。

交通費精算システムは経理担当者を楽にする

従来、申請された交通費の精算処理に経理担当者は大忙しでした。多くの社員から交通費精算申請が上がってきますが、申請内容一つ一つを細かくチェックし、適切かどうかを判断しなければならず、書類に記帳するかPCに入力するため、大変な時間と手間を要していました。交通費精算システムを導入すると、入力は社員各自が行い、申請内容が最適かどうかの自動チェック機能も有り、集計や統計はシステムが行うので経理作業は非常に楽になります。

こんなに違うの?交通費精算システム導入ありと導入なしの業務効率の違い

交通費精算システムなしの場合

交通費精算システムを導入していない企業の場合、社員の交通費はその都度、その社員が伝票を作成し、上司の承認を得てから経理に送り、経理では再度チェックを行ってから、経理職員がPCに打ち込みます。毎月の集計なども必要で、人手と手間が掛かります。

交通費精算システムを利用した場合

交通費精算システムを導入している企業の場合、各社員がシステムに交通費と情報を入力してデータがデジタル化されます。後はそのデータを上司や経理が承認と確認を行います。毎月の集計は自動で行われるために、大きな省力化となり、経理担当の人員と時間の削減が図れます。

働く従業員にメリット大!チャットシステムなどは使わないと損

男性

従業員が多い企業ほど業務効率化を考えよう

システム利用の効率化は、従業員数が多いほど威力を発揮します。手作業で行っていた業務を一括してデジタル管理できますから、集計や統計などはあっという間に処理されます。各部署間でマチマチだった業務も一元的に管理できるので、管理職も業務内容を容易に把握でき、次の戦略に活かせます。社員の数が多いほど、システムを効率よく活かせる体制作りが必要で、システム導入時に十分な計画を練って周知徹底しておかなければなりませんし、途中途中の見直しも欠かせません。

PC操作

スケジュール管理のソフトやチャットシステムで情報収集が楽

社員数が増えれば増えるほど、社内の意思疎通が難しくなってきます。個人が行っていたスケジュール管理も、会社で一括管理できるスケジュール管理ソフトがあれば、全社員の動向を簡単に把握できますし、部署による内容の違いもなくせます。また、社内連絡もチャットシステムを利用すれば、個人間・グループ間でスマホのLINEのような簡単のやり取りが可能な上、記録も残るので省力化に繋がります。現代は情報化社会と言われるほど情報が不可欠ですから、シンプルな操作で連絡が取れ合えるシステムは必須とも言えます。

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